Bạn biết gì về đàm phán trong kinh doanh?

 Đàm phán trong kinh doanh là một bước hết sức quan trọng, phản ánh sự thành bại của một doanh nghiệp. Hiểu rõ được các qui trình trong đàm phán kinh doanh sẽ giúp cho bạn trong những bước khởi đầu của công việc khó khăn này.

Khi nào thì việc đàm phán diễn ra? Trong cuốn “Marketing Management in Asian Setting” đã chỉ ra rằng việc đàm phán sẽ diễn ra trong các tình huống sau:

- Khi nhiều yếu tố chịu tác động không chỉ của giá cả mà còn của cả dịch vụ và chất lượng.

- Khi các rủi ro kinh doanh không thể tiên lượng một cách chắc chắn được

- Khi thời gian sản xuất cho mặt hàng cần mua kéo dài

- Khi việc sản xuất bị gián đoạn thường xuyên do có quá nhiều sự thay đổi

Tiến trình đàm phán có thể đã rất phức tạp khi được diễn ra giữa những nhà đàm phán có cùng nguồn gốc và nền văn hóa, nhưng việc đàm phán thậm chí còn phức tạp hơn nhiều trong đàm phán kinh doanh quốc tế do những khác biệt về văn hóa.

Có những khía cạnh văn hóa mà có thể ảnh hưởng đến việc đàm phán kinh doanh. Về cơ bản, có hai loại đàm phán

Đàm phán 1-1

Xảy ra khi người mua gặp người bán, một cách chính thức hoặc không chính thức, để trao đổi thông tin. Ví dụ về văn hóa đàm phán 1-1 thường được  người Mỹ, người Đức và người Pháp sử dụng.

Nhóm đàm phán

Đây là loại đàm phán thường được sử dụng trong các cuộc đàm phán thương mại nhất. Nhóm nghiên cứu cung cấp các đầu vào và các nguồn bổ sung để thiết lập mục tiêu và các vấn đề sẽ được thảo luận. Trong quá trình này, một người thường được xem như là người phát ngôn trưởng và do đó hoạt động như là trưởng nhóm, người này được trao nhiệm vụ kiểm soát hành động của các thành viên khác. Các doanh nghiệp Nhật Bản thường áp dụng cách đàm phán Nhóm này.

Để có thể biết các kỹ năng và khả năng mà một nhà đàm phán quốc tế nên có trong đàm phán, việc nắm rõ qui trình đàm phán là rất hữu ich. Dưới đây là qui trình đàm phán:

 GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ VÀ LÊN KẾ HOẠCH  -- > THẢO LUẬN --> KẾT LUẬN CỦA VIỆC BÁN HÀNG --> FOLLOW UP (Chăm sóc khách hàng)

1. Giai đoạn chuẩn bị và lên kế hoạch:

Các chủ sở hữu/ quản lý doanh nghiệp SME cần biết rõ những gì có thể về khách hàng tiềm năng của mình trước khi gặp anh ấy hay cô ấy. Đây là lúc mà các nhà quản lý phải nắm rõ các chiến lược và khả năng kinh doanh của công ty mình trước khi cuộc đàm phán diễn ra. Để lên kế hoạch một các hiệu quả, những vần đề sau phải được xem xét đầy đủ:

Khả năng sản xuất và tiếp thị sản phẩm của doanh nghiệp là như thế nào?

Những yêu cầu gì của khách hàng mà doanh nghiệp ta có thể cung cấp tốt hơn của đối thủ cạnh tranh?

Những chỉ số  nào người mua quan tâm nhất? Chi phí, thời gian, chất lượng hay số lượng?

2. Giai đoạn thảo luận:

Thảo luận là phần chính của quá trình đàm phán, là lúc quá trình đàm phán bắt đầu. Điều này liên quan đến việc xác định các vấn đề, vượt qua những phản kháng của bên mua, giảm giá và thỏa hiệp. Vượt qua những phản kháng của bên mua là một trong những công việc thách thức nhất người bán phải đối phó. Những ý kiến phản đối được đưa ra là điều thường có trong quá trình đàm phán. Dưới đây là một số điểm để xử lý những ý kiến phản đối:

Áp dụng những chiêu thuyết phục nhất

Lắng nghe. Xác định ý kiến phản đối. Đặt câu hỏi.

Dẫn dắt người mua tiềm năng nhận ra những mục tiêu thật sự.

Sử dụng ngôn ngữ của ngoại giao và cố gắng tránh xa những hạng mục gây tranh cãi.

Tìm kiếm các điểm dễ thỏa thuận hơn.

3.  Kết luận của việc bán hàng

Trong phần này, việc đàm phán chưa thật sự là đã xong. Lúc này, việc người bán hiểu rõ những yêu cầu, mong muốn và các mối quan tâm của người mua là hết sức quan trọng. Tất cả những điều trên phải được trả lời một cách đầy đủ thì mối quan hệ lâu dài mới có thể phát triển tốt đẹp.

4.  Follow-up – Chăm sóc khách hàng

Khi nhận được một đơn đặt hàng, hãy đảm bảo rằng đơn hàng đó được đảm bảo bằng cách gửi hóa đơn chiếu lệ cho người mua. Người mua sẽ ký hóa đơn đó để chứng nhận là đã thông quá điều khoản mua hàng. Việc người mua hài lòng với đơn hàng đầu tiên có nghĩa là sẽ có thêm nhiều đơn hàng khác trong tương lai. Biến người mua thành khách hàng thường xuyên - điều này có nghĩa lớn đối với lợi nhuận của doanh nghiệp.

Tham khảo nội dung khóa học Kỹ năng đàm phán- soạn thảo hợp đồng- giúp bạn nắm được những kiến thức cơ bản để soạn thảo một bản hợp đồng và những kỹ năng kỹ xảo để luôn luôn chủ động trween bàn đàm phán!