Bí quyết để thành công trong đàm phán kinh doanh tại Hàn Quốc

Khi đàm phán kinh doanh tại Hàn Quốc, một số đối tác, đặt biệt là những người đứng tuổi thường quan niệm bạn phải tuân theo văn hóa truyền thống của họ. Còn giới trẻ, lại rất linh hoạt và hiểu biết về văn hóa kinh doanh theo phong cách châu Âu. Những kiến thức, hiểu biết cơ bản về văn hóa và văn hóa kinh doanh của Hàn Quốc sẽ giúp bạn tạo dựng và củng cố mối quan hệ kinh doanh với các đối tác Hàn Quốc. Dưới đây là một số gợi ý giúp bạn đàm phán kinh doanh thành công tại thị trường này.

Xây dựng mối quan hệ

Văn hóa Hàn quốc là văn hóa tập thể. Tuy nhiên, nếu so với một số nước châu Á khác, thì người Hàn Quốc vẫn coi trọng "chủ nghĩa cá nhân" hơn. Xây dựng mối quan hệ cá nhân lâu dài và tin cậy đóng vai trò khá quan trọng. Nếu như những đối tác từ nền văn hóa khác cho rằng mối quan hệ lâu dài dần dần sẽ có trong quá trình kinh doanh thì người Hàn Quốc lại luôn muốn thực hiện ngay khi bắt đầu gặp gỡ. Vì thế, hãy bắt đầu ngay với những vấn đề nghiêm túc khi đối tác thể hiện lòng tin với doanh nghiệp bạn. Ngoài ra, bạn phải thường xuyên nhấn mạnh về những lợi ích dài hạn và cam kết của bạn đối với việc xây dựng mối quan hệ với đối tác. Luôn giữ liên lạc với họ trong suốt quá trình đàm phán.

Mối quan hệ được xây dựng dựa trên sự quen biết, sự tôn trọng và lòng tin cá nhân. Người Hàn quốc coi trọng nhất đức tính khiêm tốn và thật thà. Các mối quan hệ kinh doanh tại Hàn quốc được xây dựng giữa một nhóm cá nhân chứ không phải giữa các doanh nghiệp với nhau. Nếu đối tác của bạn không phải thuộc tuýp người coi trọng tập thể thì bạn hoàn toàn có thể trao đổi cá nhân với họ. Tuy nhiên, ngay cả khi bạn đã chiếm được lòng tin của đối tác Hàn quốc thì chưa chắc họ đã tin tưởng những người khác trong doanh nghiệp bạn. Vì thế việc mọi nhân viên trong doanh nghiệp bạn thống nhất quan điểm đóng vai trò rất quan trọng. Thậm chí việc thay đổi người giao dịch cũng khiến cho quá trình đàm phán lại trở về số 0.

Văn hóa Hàn Quốc rất coi trọng vấn đề "giữ thể diện". Họ thường cố gắng giữ hòa khí bằng mọi cách và luôn kiềm chế cảm xúc của mình. Làm người khác bối rối có thể khiến cho cả hai bên mất mặt và tác động xấu tới quá trình đàm phán. Trong mọi trường hợp, danh tiếng và vị trí trong xã hội phụ thuộc vào khả năng kiềm chế cảm xúc và thái độ thân thiện. Nếu bạn phải nêu một vấn đề có thể làm người khác không hài lòng thì đừng nói khi có đông người và luôn truyền đạt ý kiến của mình sao cho vẫn thể hiện sự tôn trọng của mình. Luôn giữ bình tình và đừng để lộ sự không hài lòng của mình. Làm cho người khác bối rối hay mất bình tĩnh, cho dù không cố ý, cũng có thể tác động xấu tới quá trình đàm phán. Ngoài ra, trong mọi trường hợp đừng chỉ trích hay nói xấu đối thủ cạnh tranh.

Luôn khiêm tốn và gắng hết sức để duy trì mối quan hệ thân mật là điều kiện tiên quyết giúp bạn thành công tại thị trường Hàn Quốc. Mặc dù, tại Hàn Quốc, hành vi nhã nhặn và thái độ khiêm tốn là nền tảng cho quan hệ kinh doanh đi đến thành công, nhưng hai yếu tố này không tác động gì nhiều tới việc họ có quyết định hợp tác với bạn hay không. Họ rất kiên nhẫn và luôn nhất quán với mục tiêu đã đề ra.

Giao tiếp

Tiếng Hàn là ngôn ngữ chính thức được sử dụng rộng rãi trên khắp cả nước. Không phải doanh nhân Hàn Quốc nào cũng có thể giao tiếp bằng tiếng Anh trôi chảy. Vì vậy, tốt nhất bạn nên thuê phiên dịch viên. Hỏi đối tác trước xem phiên dịch viên có được tham dự buổi họp hay không. Người Hàn Quốc thường trao đổi với giọng nói rất nhỏ nhẹ và giữ im lặng một vài lần. Tuy nhiên, sự im lặng này không có nghĩa là họ không hiểu ý bạn. Ngoài ra, người Hàn quốc thường khó chịu nếu khi phát biểu bạn chỉ "đánh bóng" bản thân chứ không phải giới thiệu về doanh nghiệp của mình. Khi ăn trưa hoặc ăn tối tại nhà hàng, bạn nên giữ tốc độ giao tiếp ở mức vừa phải. Tuy nhiên, người Hàn Quốc cũng rất thích trò chuyện với những ai có hiểu biết xã hội rộng. Bạn có thể tạo dựng những mối quan hệ này thông qua những cuộc hội họp thân mật giữa các thành viên, tại những buổi tiệc rượu, bữa ăn. Quan trọng là tại những buổi tiệc đó luôn có sự tham dự của các đối tác kinh doanh và họ thảo luận công việc một cách thân thiện. Hãy nhớ rằng người Hàn Quốc không ngần ngại bàn bạc công việc ngay tại bữa ăn trưa.

Vì rất coi trọng thể diện, nên người Hàn quốc thường không trả lời trực tiếp. Việc họ thường nói "vâng" hoặc gật đầu trong khi giao tiếp không có nghĩa là họ đồng ý. Họ không nói "Không" khi phải trả lời câu hỏi cho dù trong đầu họ có ý muốn như thế mà thay vào đó họ thường đưa ra những câu nói như 'Chúng tôi sẽ suy nghĩ thêm về vấn đề này" hoặc "Việc này đòi hỏi phải có sự kiểm tra thêm".

Không nên có những hành động đụng chạm vào người khác trừ bắt tay hoặc đó là mối quan hệ bạn bè hoặc ngang hàng, đặc biệt đối với người già, người khác giới và những người bạn không thân thiết và không có họ hàng với mình. Đàn ông Hàn Quốc thường cúi đầu chào hoặc đôi khi là bắt tay nhẹ khi gặp mọi người, ánh mắt nhìn thẳng vào người đối diện. Khi bắt tay, tay trái họ thường đỡ dưới cánh tay phải. Bạn có thể vẫy tay ra hiệu với một người ngang hàng hoặc nhỏ tuổi hơn mình, nhưng không nên đung đưa ngón tay cái hướng về phía mình, người Hàn coi đây là hành động thô lỗ. Tại Hàn Quốc, họ quan niệm bàn chân là một bộ phận không sạch sẽ vì vậy không nên vô ý đụng chạm bàn chân vào người đối diện. Khi ngồi ở những chỗ đông người, đàn ông nên chú ý đặt mũi giầy của mình chúc xuống và không nên vắt hai chân lên nhau trước mặt người khác.

Liên hệ và gặp gỡ ban đầu

Người Hàn Quốc luôn muốn cộng tác làm ăn với những người họ quen biết. Vì vậy điều cốt yếu là bạn nên có một người trung gian giới thiệu bạn với chính đối tác bạn đang muốn cộng tác làm ăn trong tương lai.

Vị trí trong xã hội của người trung gian càng cao thì cơ hội kết giao làm ăn của bạn với đối tác càng lớn. Người trung gian sẽ là cầu nối giúp giảm bớt những khác biệt về văn hóa và giao tiếp, tạo điều kiện cho doanh nghiệp bạn kinh doanh hiệu quả hơn tại thị trường này. Người trung gian có thể tác động tới mối quan hệ giữa bạn và đối tác Hàn Quốc, rút ngắn thời gian để đối tác đưa ra quyết định có hợp tác với doanh nghiệp bạn hay không.

Nhóm đàm phán của bạn có thể chỉ có một hai người hoặc là một đội gồm nhiều người. Kiểu đàm phán một-một, trải qua khá nhiều vòng mà trong suốt thời gian đó đối tác Hàn Quốc sẽ hỏi ý kiến tư vấn với nhóm người có quyền đưa ra quyết định cuối cùng. Thực tế, người Hàn quốc thích kiểu nhóm đàm phán nhiều người hơn vì mỗi người trong đó sẽ có vai trò riêng và có thể đưa ra nhiều ý tưởng hơn so với kiểu đàm phán một-một. Bạn phải bố trí công việc cho từng cá nhân trong đội đàm phán và lập chiến lược chi tiết để cùng nhau thống nhất quan điểm trong quá trình đàm phán. Thay đổi bất kỳ thành viên nào trong đội khiến cho quá trình đàm phán phải bắt đầu lại từ đầu.

Do văn hóa Hàn quốc rất coi trọng vấn đề "tôn ti trật tự", nên trưởng nhóm đàm phán của doanh nghiệp bạn phải thuộc ban lãnh đạo công ty. Hãy tìm hiểu xem nhóm đàm phán của đối tác gồm những ai để từ đó sắp xếp trưởng nhóm đàm phán có chức vụ ngang bằng. Người Hàn Quốc rất coi trọng vị trí xã hội, nên nếu có sự chênh lệch về chức vụ giữa trưởng nhóm đàm phán của hai bên sẽ khiến họ cảm thấy mình không được tôn trọng.

Nếu có thể, hãy lên lịch hẹn với họ trước ít nhất từ 3 đến 4 tuần. Đối tác Hàn Quốc luôn muốn biết về người họ sẽ gặp gỡ, nên trước khi buổi họp diễn ra, bạn phải cung cấp thông tin chi tiết về chức danh, vị trí và trách nhiệm của những thành viên tham dự của bên bạn cũng như những đề xuất và chương trình dự kiến của buổi họp. Trong quá trình đàm phán, bạn phải đi theo đúng như chương trình đã thống nhất. Người làm kinh doanh tại Hàn Quốc, đặc biệt là những người đứng đầu ban lãnh đạo công ty thường rất bận rộn và có lịch làm việc dầy đặc, vì vậy đôi khi họ sẽ chậm trễ vài phút trong buổi hẹn công việc. Không nên tỏ ra cáu giận hoặc khó chịu nếu đối tác của bạn trễ hẹn. Nhưng với tư cách là một nhà kinh doanh nước ngoài, bạn nên đến đúng giờ. Còn không hãy gọi điện trước và xin lỗi thật chân thành.

Theo nghi thức ngoại giao của Hàn Quốc, mọi người đi vào phòng họp phải theo trật tự trên dưới. Theo họ, người bước vào đầu tiên sẽ là trưởng đoàn và sẽ ngồi ở giữa bàn đàm phán.

Sử dụng danh thiếp

Trao danh thiếp cũng được xem là một việc rất quan trọng, vì thế bạn hãy chuẩn bị một lượng lớn danh thiếp giao dịch, bởi người Hàn có thói quen trao danh thiếp khi lần đầu gặp mặt. Nếu ai đó trao danh thiếp cho bạn mà bạn không đưa lại thì họ sẽ nghĩ rằng bạn không muốn làm quen với họ hoặc vị trí của bạn ở công ty quá thấp hoặc quá cao. Những người làm kinh doanh tại Hàn Quốc chỉ thực sự thoải mái khi tiếp xúc với bạn nếu họ biết rõ chức vụ cũng như tên công ty của bạn. Vì rất nhiều người Hàn Quốc không biết tiếng Anh, nên hãy dịch một mặt của danh thiếp sang tiếng Hàn. Nếu danh thiếp của bạn sử dụng tiếng Hàn Quốc thì không cần thiết phải dịch tên hoặc chức vụ của bạn ra tiếng Hàn, bởi đôi khi bạn sẽ bị nhầm khi dịch chức vụ của mình bằng ngôn ngữ này, vì vậy hãy nên cẩn thận.

Khi trao hoặc nhận thiếp phải dùng cả hai tay và đặt mặt tiếng Hàn theo chiều người nhận có thể đọc được. Sau khi nhận thiếp, trước khi cất nó vào hộp hoặc túi đựng danh thiếp, hãy đọc và đưa ra một vài lời bình luận về danh thiếp. Tiếp đó, đặt danh thiếp lên bàn trước mặt bạn hoặc để vào hộp đựng danh thiếp. Không nên cho danh thiếp vào ví một cách cẩu thả vì nó sẽ khiến người trao danh thiếp nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ. Bạn cũng không nên viết những chú thích lên danh thiếp của người khác khi có mặt họ tại đó.

Chia sẻ thông tin - Người Hàn Quốc giành khá nhiều thời gian vào việc thu thập thông tin và bàn bạc chi tiết trước khi bước vào giai đoạn thương lượng giá. Trong giai đoạn này họ sẽ cố tìm ra điểm yếu của đối tác. Người Hàn Quốc không thoải mái trong việc chia sẻ thông tin vì họ cho rằng bí mật thông tin là một lợi thế trong đàm phán. Lưu ý thông tin họ cung cấp có thể không hoàn toàn chính xác. Tuy nhiên, nếu bạn đã tạo được lòng tin với họ thì có thể họ sẽ chia sẻ những thông tin đáng tin cậy hơn.

Lưu ý khi đàm phán với đối tác Hàn Quốc vì có khi mục đích của họ chỉ là muốn thăm dò thị trường. Họ chỉ muốn biết rõ về sản phẩm hoặc dịch vụ để nắm được thông tin hơn là mua hàng. Vì thế hãy cảnh giác với kiểu làm ăn này và cố gắng bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ trong suốt quá trình đàm phán cho dù bên đối tác có biểu hiện là muốn mua hàng.

Tốc độ đàm phán -  thường chậm và kéo dài vì phải trải qua rất nhiều giai đoạn như xây dựng mối quan hệ, thu thập thông tin, thương lượng, và ra quyết định. Ngoài ra, đối tác Hàn Quốc cũng thường sử dụng mọi biện pháp để thuyết phục bạn giảm giá cho đơn hàng. Để đạt được mục tiêu cuối cùng, bạn có thể phải đi lại khá nhiều lần để đàm phán. Trong suốt quá trình đàm phán hãy kiên nhẫn, kìm nén cảm xúc và biết chấp nhận những trì hoãn phát sinh.

Người Hàn Quốc thường thích phong cách làm nhiều việc cùng một lúc. Họ có thói quen theo đuổi nhiều mục tiêu và nhiều hạng mục trong cùng một thời điểm. Trong quá trình đàm phán, họ thường bàn bạc các vấn đề không theo trật tự đã định trước. Họ thường mặc cả và thương lượng giá cả nhiều mặt hàng cùng một lúc trong quá trình đàm phán. Họ không có thói quen quay lại thảo luận những vấn đề mà trước đó hai bên đã thống nhất. Ngoài ra, họ cũng hay đột nhiên gọi điện thoại hoặc đi dự những buổi họp bất thường khi cuộc đàm phán đang đến giai đoạn mấu chốt. Chỉ một số ít người làm việc này với mục đích khiến đối tác đàm phán bị lúng túng; còn phần lớn là không có ý đồ gì xấu.

Nếu đối tác Hàn Quốc tự dưng giảm tốc độ đàm phán, hãy đánh giá một cách thật cẩn trọng xem họ muốn thêm thời gian để tìm hiểu thông tin hay họ không muốn làm ăn với bạn. Thông thường thì đây có thể là một thủ thuật với mục đích buộc bạn phải giảm giá đơn hàng. Vì vậy hãy đẩy nhanh tốc độ đàm phán bằng cách chỉ ra những cơ hội có lợi mà họ có được khi hợp tác với bạn.

Thương lượng - Người Hàn Quốc thường là những nhà đàm phán sắc sảo, tài giỏi nên bạn đừng bao giờ đánh giá thấp họ. Họ thích thương lượng và làm điều này trong suốt quá trình đàm phán. Nếu bạn không nhiệt tình tham gia sẽ khiến họ nghi ngờ hoặc thấy bị xúc phạm. Người Hàn Quốc sử dụng rất thuần thục các thủ thuật đàm phán khiến cho quá trình thương lượng thường bị kéo dài. Giá khởi điểm so với giá lúc ký kết hợp đồng thường chênh nhau khoảng 40%. Bạn nên lường trước những mức giá đối tác có thể đưa ra và chuẩn bị những mức giá mà mình có thể đáp ứng được. Điều này giúp đối tác Hàn Quốc không bị mất mặt khi từ chối những lời đề nghị mà bạn đưa ra. Hãy hỏi đối tác Hàn Quốc xem bạn được lợi gì nếu giảm giá đơn hàng. Đừng đưa mức giá chiết khấu sớm quá vì có khi đối tác muốn thỏa thuận thêm.

Người Hàn Quốc rất thích sử dụng những thủ thuật đánh lừa đối phương và họ cũng mong đối tác của mình làm như vậy. Những thủ thuật này bao gồm nói dối, gửi thông điệp không chính xác, giả vờ không quan tâm đến cuộc đàm phán hay mức giá chiết khấu, không miêu tả rõ giá trị hàng hóa hay yêu cầu sai lệch. Nhưng bạn đừng làm những việc như vậy vì rất có thể nó sẽ mang lại những hậu quả không đáng có và phá vỡ mối quan hệ làm ăn. Nói dối có thể khó mà bị phát hiện ra được nhưng bạn vẫn có thể kiểm tra thông tin từ nhiều kênh khác. Người Hàn Quốc rất thích sử dụng kỹ thuật đàm phán "kẻ đấm người xoa" - một kỹ thuật đàm phán có thể có lợi cho bạn, đặc biệt trong trường hợp một cơ quan pháp lý đứng ra với vai trò là "người xoa dịu" tranh chấp. Điều này có thể cho phép bạn giải quyết tranh chấp mà vẫn tuân thủ đúng luật pháp. Dàn xếp cẩn thận, thủ thuật đánh lừa đối phương khéo léo có thể giúp bạn đạt được mức giá vừa ý mà không phá hỏng mối quan hệ lâu dài với đối tác. Người Hàn Quốc không coi trọng quan niệm "quyền lực hạn chế" vì quyết định cuối cùng phụ thuộc vào ý kiến tập thể chứ không phải là một cá nhân cụ thể. (còn tiếp)

Đối tác Hàn Quốc thường sử dụng các biện pháp đàm phán gây sức ép như: yêu cầu bạn hẹn ngày đưa ra quyết định, ngày hết hạn báo giá, sức ép về thời gian hoặc chần chừ không trả lời. Quyết định cuối cùng được đưa ra nhiều hơn một lần và không biết đâu là chính thức. Vì vậy, đừng bao giờ thông báo là bạn sẽ đưa ra quyết định cuối cùng vì việc làm này sẽ khiến đối tác cho rằng bạn không nghiêm túc và chuyển sang sử dụng các biện pháp chống lại bạn.

Bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn để đối phó với những biện pháp đàm phán gây sức ép về thời gian. Nếu đối tác Hàn Quốc biết bạn sẽ gặp trở ngại khi đáp ứng thời hạn mà họ đưa ra thì họ sẽ dùng nó làm áp lực buộc bạn phải giảm giá. Nhiều khi bạn tưởng cuộc đàm phán sắp kết thúc thì họ có thể đột ngột yêu cầu thương lượng và thỏa thuận lại. Thậm chí có trường hợp, họ đề nghị thương lượng lại từ đầu vào đúng ngày cuối cùng chuyến công tác của bạn. Điều quan trọng là bạn không nên dùng những thủ thuật như vậy với tư cách cá nhân và là người khơi mào những xung đột giữa hai bên. Xác định trước mức giảm giá bạn có thể chấp nhận được. Đừng sử dụng những thủ thuật gây sức ép về thời gian vì người Hàn Quốc rất kiên nhẫn và bền bỉ. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng thủ thuật này nếu cuộc đàm phán diễn ra ở Việt Nam.

Chần chừ là một trong những thủ thuật hiệu quả nhất trong giai đoạn cuối của vòng đàm phán - nhưng đôi lúc cũng không khiến đối tác Hàn Quốc bị bất ngờ. Tránh sử dụng các thủ thuật gây sức ép khác như bắt đầu vòng đàm phán với mức giá tốt nhất hoặc với những điều kiện không nhân nhượng vì nó sẽ khiến đối tác Hàn Quốc cho rằng bạn hoàn toàn không nhiệt tình và thoải mái khi đàm phán.

Người Hàn Quốc thường có cách mở đầu vòng đàm phán rất bất ngờ nhằm buộc bạn để lộ thông tin về giá trị đơn hàng - một hành động mà nhiều nước ở Châu Á coi là không thiện chí. Để đối phó với hành động này, bạn nên biểu lộ nhất quán cho họ thấy bạn sẽ đưa ra mức giá hợp lý và khả thi. Hai bên có thể đưa ra những lời cảnh báo và thậm chí đe dọa nhưng cần phải hết sức khéo léo. Khi gặp tình huống này, người Hàn Quốc thường biểu lộ cảm xúc và tỏ ra khá tức giận. Lúc này, bạn phải tỏ thái độ thiện chí muốn hợp tác và thể hiện sự chuyên nghiệp để đưa đối tác trở lại với cuộc đàm phán. Huỷ bỏ hay bỏ về là những điều cấm kị khi đàm phán vì đối tác Hàn Quốc sẽ cảm thấy bị mất mặt và bạn sẽ không bao giờ có cơ hội đàm phán lại. Tóm lại, bạn phải thật bình tĩnh và kiên nhẫn kể cả khi bạn là người duy nhất muốn hợp tác. Nếu không bạn sẽ gặp rất nhiều bất lợi trong các buổi đàm phán tiếp sau.

Người Hàn Quốc cũng sử dụng một số "mẹo" đàm phán khác như: làm bạn thấy có lỗi, nhăn nhó hay tận dụng mối quan hệ cá nhân v.v... Nếu bạn áp dụng bất kỳ "mẹo" nào trên đây, hãy giữ chúng ở mức vừa đủ để tránh cho đối tác bị mất mặt.

Người Hàn Quốc thường sử dụng chiến thuật phòng thủ. Họ thường xuyên thay đổi chủ đề, quay lại những vấn đề đã bàn bạc hay dùng mọi cách để làm đối tác bị sao nhãng. Họ cũng hay đưa ra những câu hỏi trực tiếp nhằm gây bất ngờ cho bạn. Vì thế, hãy chuẩn bị tốt để đối phó với những tình huống trên.

Nạn tham nhũng và hối lộ khá phổ biến ở một số vùng tại Hàn Quốc. Mặc dù vậy, người Hàn Quốc thường lái hành động này sang hướng khác và coi những khoản tiền nhỏ là một phần thưởng cho việc hoàn thành công việc chứ không phải là tiền hối lộ. Ranh giới giữa việc tặng quà và hối lộ rất tế nhị. Nếu bạn nghĩ một thứ gì đó là đút lót thì người Hàn Quốc chỉ nghĩ đó là một món quà đẹp mà thôi.

Đưa ra quyết định - Người Hàn Quốc luôn tuân theo tôn ti, trật tự. Cho dù đối tác của bạn là một doanh nhân mang phong cách châu Âu - những người quan niệm quyết định chỉ thuộc về một cá nhân - thì quyết định cuối cùng vẫn phải dựa trên sự nhất trí của cả tập thể. Điều này sẽ khiến một số nhà thương thảo từ các nước phương Tây bị nhầm lẫn vì họ quen với quan niệm chỉ người lãnh đạo cao nhất mới có quyền quyết định. Quyết định cuối cùng thường được các cổ đông đưa ra sau rất nhiều cuộc tranh luận hoặc trao đổi thư từ. Vì thế, quá trình đưa ra quyết định cuối cùng tại Hàn Quốc tốn khá nhiều thời gian và đòi hỏi bạn phải thật sự kiên nhẫn. Để rút ngắn thời gian, bạn cần phải tranh thủ sự ủng hộ của càng nhiều cổ động trong công ty càng tốt.

Vai trò của các nhà quản lý cấp cao là quản lý toàn bộ quá trình chứ không phải tự mình đưa ra quyết định. Tuy nhiên, trong thực tế ý kiến cúa họ cũng rất có trọng lượng nên bạn hãy làm mọi cách để có được sự ủng hộ của họ. Đôi khi những người lãnh đạo trao quyền quyết định cho cấp dưới để họ cảm thấy được coi trọng chứ không chỉ là nhân viên làm thuê. Đối tác Hàn Quốc có thể thu xếp rất nhiều buổi gặp gỡ cá nhân. Thế nhưng người mà bạn gặp mặt có khi chỉ là người đại diện công ty chứ không phải là người đưa ra quyết định.

Khi đưa ra các quyết định, các doanh nhân Hàn Quốc thường  " tuỳ cơ ứng biến" hơn là áp dụng các nguyên tắc kinh doanh thông thường. Cảm nhận và kinh nghiệm được coi trọng hơn những kết quả thu được từ thực tiễn và những thực tế khách quan khác; tuy nhiên, điều đó không có nghĩa đối tác Hàn Quốc sẽ bỏ qua những khía cạnh quan trọng khác. Một số người cũng chú trọng phân tích và đòi hỏi nhiều thông tin. So với các nước khác ở châu Á, người Hàn Quốc có thể đối mặt với mọi khó khăn một khi họ nắm rõ được kế hoạch hoặc lường trước được mọi tình huống có thể xảy ra.

Thỏa thuận và ký kết hợp đồng

Bạn hãy cố gắng có được cam kết bằng văn bản từ phía đối tác sau mỗi buổi họp hoặc sau mỗi giai đoạn đàm phán quan trọng vì cam kết bằng miệng thường không có tính pháp lý và không đáng tin cậy. Mặc dù những cam kết này được coi là những công cụ nhằm phát triển mối liên lạc và củng cố quan hệ giữa hai bên, nhưng chúng cũng không có tác động nhiều tới thỏa thuận cuối cùng. Đối tác Hàn Quốc thường thích xây dựng những thỏa thuận chung chung sau đó mới chuyển sang bàn bạc chi tiết các vấn đề cần thiết. Họ chỉ chấp nhận khi các điều khoản và điều kiện thật rõ ràng. Sự thoả thuận chỉ có giá trị khi cả hai bên đã đồng ý, vì vậy đừng vội vàng  trả lời một cách đơn giản là đồng ý mà phải thăm dò ý của đối tác.

Văn bản hợp đồng thường khá dài vì bao gồm chi tiết mọi điều kiện và điều khoản của một thỏa thuận hợp tác thông thường cũng như các điều khoản bất khả kháng. Tuy nhiên, việc soạn thảo và ký kết hợp đồng phải tuân theo đúng thủ tục. Người Hàn Quốc tin rằng hiệu quả lớn nhất mà một thỏa thuận hợp tác mang lại phụ thuộc vào cam kết của các bên chứ không phải là những gì được quy định trong hợp đồng. Ngoài ra, bạn không bao giờ được ký hợp đồng bằng mực đỏ.

Mặc dù giới luật sự không được sử dụng và tôn trọng nhiều ở Hàn Quốc, nhưng việc hỏi ý kiến tư vấn của chuyên gia luật trước khi ký kết hợp đồng cũng không phải là không có tác dụng. Tuy nhiên, bạn phải thật cận thẩn khi để họ đi cùng đến bàn đàm phán. Một số đối tác Hàn Quốc có thể coi đấy là hành động không tin tưởng lẫn nhau.

Người Hàn Quốc chỉ coi hợp đồng là văn bản để ký kết cho hợp pháp chứ không mang tính ràng buộc cả hai bên. Chính vì thế, họ thường cố gắng thương lượng thêm cho có lợi về phía mình ngay cả khi hợp đồng đã được ký kết. Họ thường đề nghị tổ chức buổi họp làm rõ thông tin chi tiết để thảo luận lại những vấn đề đã được hai bên thông qua. Nếu bạn từ chối, thì có nghĩa quan hệ hai bên sẽ bị rạn nứt và có thể đối tác sẽ không thực hiện đầy đủ mọi cam kết đã quy định trong hợp đồng. Trong trường hợp này, bạn có thể nghĩ đến việc áp dụng luật để buộc đối tác phải thực hiện cam kết. Tuy nhiên, điều này sẽ phá vỡ mọi cố gắng của bạn trước kia, ảnh hưởng tới quan hệ làm ăn trong tương lai không chỉ với đối tác đó mà còn với cả các đối tác khác. Việc bạn cần làm nhất để đảm bảo đối tác tuân theo mọi cam kết là thường xuyên liên lạc và sử dụng mọi biện pháp để củng cố mối quan hệ giữa hai bên.

Quan niệm phụ nữ trong kinh doanh

Nếu như trước kia xã hội Hàn Quốc chỉ coi trọng đàn ông thì hiện này vấn đề bình đẳng giới đã bắt đầu được quan tâm hơn. Nhiều phụ nữ, tiêu biểu là lớp trẻ, đã có vị trí cao trong xã hội, tuy nhiên vẫn không có thẩm quyền cũng như ảnh hưởng lớn tới việc đưa ra quyết định cuối cùng.

Hầu hết người Hàn Quốc cho rằng đàn ông có quyền đưa ra các quyết định. Vì thế đôi khi những phụ nữ nước ngoài cảm thấy bất bình. Tuy nhiên, phụ nữ châu Âu thường được tôn trọng hơn so với phụ nữ châu Á. Nếu bạn là nữ, bạn nên nhấn mạnh tầm quan trọng của công ty bạn và vai trò của mình trong đó. Thư giới thiệu hoặc lời ủy quyền từ một người có chức quyền trong doanh nghiệp của bạn sẽ giúp bạn nhiều hơn khi đàm phán. Bạn phải thật cẩn trọng khi thể hiện sự tự tin và quyết đoán của mình, đừng quá xông xáo và niềm nở khi trao đổi với đối tác.

Một số lưu ý khác

Người Hàn Quốc cũng khá coi trọng hình thức bên ngoài. Bạn nên chọn trang phục có màu sắc nhã - dịu cho buổi gặp mặt đầu tiên. Sau khi đã xây dựng được mối quan hệ và sự tín nhiệm của họ thì hãy nghĩ đến những trang phục sáng màu khi đi giao dịch. Nam giới nên mặc com lê tối màu và thắt cà vạt trong bất kỳ sự kiện nào. Trang phục nữ phổ biến nhất thường là chân váy kết hợp với áo cánh nữ. Nên tránh mặc váy quá chật bởi theo phong tục Hàn Quốc mọi người thường ngồi trên sàn nhà hoặc sàn nhà ăn khi dùng bữa.

Mời ăn tối, giải trí, thi hát karaoke thậm chí uống rượu mạnh có thể giúp xây dựng mối quan hệ thân thiện với đối tác Hàn Quốc. Từ chối tham gia vào các hoạt động này có thể được xem như là bạn không quan tâm đến việc làm ăn với đối tác. Mặc dù việc kinh doanh không được thảo luận trên bàn tiệc nhưng vẫn có những ngoại lệ. Đối tác Hàn Quốc xem đây là cơ hội để truyền đạt những thông điệp quan trọng hoặc là dịp tranh luận để giải quyết những vướng mắc. Đôi khi họ cũng tranh thủ tìm thông tin từ bạn để củng cố vị thế của họ trên bàn đàm phán. Khi bạn muốn đề phòng, bạn không nên trả lời thẳng vào vấn đề nhưng cũng đừng bao giờ tỏ dấu hiệu là bạn còn nghi ngờ.

Người Hàn Quốc coi trọng việc đúng giờ hơn các nước Đông Á khác. Tốt nhất là nên đến dự tiệc đúng giờ, hoặc có thể đến muộn nhưng đừng quá 20 phút.

Chủ đề cần tránh khi trao đổi với người Hàn Quốc là mối quan hệ giữa Hàn Quốc và Nhật Bản.

Trong đời sống cũng như trong kinh doanh, việc tặng quà rất phổ biến ở Hàn Quốc kể cả ở những bữa tiệc gặp mặt lần đầu. Nghệ thuật trao nhận quà tặng cũng là một phần quan trọng trong văn hóa kinh doanh của người Hàn Quốc, điều này giúp gìn giữ mối thiện cảm với đối tác và tạo dựng những mối quan hệ mới. Vì thế, bạn cần lưu ý những điểm sau khi tặng quà cho đối tác Hàn Quốc:

- Nếu bạn nhận được một món quà, tốt nhất bạn nên đáp lại bằng một món quà truyền thống có giá trị tương đương từ đất nước bạn.

- Tặng quà sau khi ký kết hợp đồng để tỏ rõ thiện chí của mình.

- Đưa và nhận quà bằng hai tay.

- Không nên mở quà ngay sau khi được tặng trừ phi đối tác của bạn làm như vậy.

- Trong buổi tiếp xúc lần đầu với đối tác, món quà thích hợp nhất bạn nên tặng đó là những vật dụng bày bàn làm việc, có thể kèm theo logo công ty bạn trên món quà đó. Những món quà sau đó có thể là những tặng phẩm đẹp đẽ và tinh xảo hơn.

- Khi bạn được tặng quà, lúc đầu tốt nhất hãy nên từ chối, chỉ sau khi người tặng cứ nhất định tặng quà cho bạn, lúc này bạn mới nên nhận, đây cũng chính là một nét trong văn hóa tặng quà của người Hàn

- Khi định tặng quà cho nhiều người trong cùng một tổ chức, hãy chắc chắn đảm bảo việc tặng quà tặng giá trị hơn cho những người ở vị trí lãnh đạo. Quà tặng cho nhân viên cấp dưới có thể tương tự miễn là có giá trị thấp hơn so với giá trị của món quà tặng cho người cấp trên. Hoặc bạn có thể tặng một món quà cho tất cả mọi người trong tổ chức đó.

Cuối cùng bạn nên biết người Hàn Quốc làm việc rất chăm chỉ. Ngày làm việc thường kéo dài từ 12 đến 15 giờ, và có rất nhiều người làm việc ngày thứ bảy. Trung bình người Hàn Quốc làm việc 2.400 giờ một năm trong khi người Mỹ làm khoảng 2.000 giờ một năm.

Khóa học kỹ năng đàm phán-soạn thảo hợp đồng

Đơn vị tổ chức: Học viện doanh nhân Incip